Eficiência e precisão  na gestão financeira da sua clínica odontológica 

Inadimplência em clínicas odontológicas: como solucionar?

A inadimplência pode trazer fortes impactos negativos na gestão financeira de clínica odontológica. Mas antes de mais nada, é importante saber que seu consultório não é o único que enfrenta o problema.

Um dado divulgado pela Serasa Experian sobre nosso cenário econômico revelou que a inadimplência atinge mais de 66 milhões de pessoas, batendo um recorde histórico.

Contudo, só você sabe como o equilíbrio da saúde financeira da sua clínica odontológica é importante e envolve inúmeras responsabilidades como controle de contas a pagar e a receber, salário dos colaboradores e materiais de insumo.
Afinal, tudo isso precisa estar em dia para que as atividades do seu consultório mantenham-se em plena constância.

A boa notícia é que existem uma série de boas práticas que você pode tomar para evitar a inadimplência com seus pacientes. Veja a seguir!

Defina formas de pagamento mais adequadas conforme o serviço odontológico

Dependendo da região em que seu consultório está inserido, é fundamental criar uma tabela de formas de pagamento para cada serviço odontológico.

Por exemplo, suponhamos que o serviço de clareamento dentário custa em média R$ 1.500,00 e sua clínica odontológica está localizada em uma área onde a renda de uma família é de até o dobro do tratamento.

Isso significa que o serviço terá uma alta taxa de parcelamentos de acordo com seu possível público-alvo.

Dessa forma, cabe a você e sua equipe estudarem quais meios de pagamento liberar entre opções como boleto bancário ou cartão de crédito e débito.

Outro fator que entra nesse quesito é a precificação, que quando feita erroneamente pode ser a justificativa da alta taxa de inadimplência ou até mesmo do baixo número de pacientes.

Portanto, é importante conhecer profundamente seu público de pacientes.

Leia também: Como identificar o público alvo de sua clínica odontológica

Cobrando o paciente inadimplente

Haverá momentos em que a inadimplência na clínica odontológica chegará de uma maneira ou outra, mesmo aplicando todas as boas práticas que compartilhei até agora.

Nesse momento será necessário cobrar o paciente inadimplente. Para isso, separei algumas dicas valiosas:

1. Primeiro Contato telefônico

Sempre pessoal, nunca no local de trabalho, nunca para amigos e familiares, caso contrário se caracteriza como um constrangimento ilegal.

Caso você tenha ligado e a pessoa não atendeu, anotar na ficha que você entrou em contato e mandar uma mensagem pelo WhatsApp somente avisando que você tentou entrar em contato.

Sempre ligar no primeiro dia após o vencimento da fatura, pois aumenta suas chances de receber e se posiciona em relação ao paciente sobre a importância e compromisso com o pagamento na data.

Quando for falar com o paciente nunca diga: “qual dia você vem pagar?”. O certo é: “eu posso esperar você amanhã?”

Caso ele não possa, pergunte “então podemos marcar para depois de amanhã?”. A ideia é fazer com que o paciente entenda que existe uma urgência e que você precisa de uma data para que esse pagamento seja realizado.

2. Segundo Contato Telefônico

As regras do segundo contato telefônico são as mesmas do primeiro:

- Ligar depois do primeiro dia
- Sempre pessoal
- Registrar na ficha
- Sempre marcar o dia do pagamento

3. Mandar a primeira carta

Se mesmo após as duas ligações o paciente não pagou, você mandará uma carta de cobrança profissional, bem escrita, com postura e sem ser agressiva.
Lembrar que a carta deve ser mandada com a autenticação de Autoridades de Registro, para servir como documento.
A segunda carta de cobrança deve seguir os mesmos moldes da primeira.

4. Terceira Carta — Abandono de Tratamento

É uma carta oficializando o abandono do tratamento, podendo também já conter um boleto com o valor da dívida do paciente, dos procedimentos que já foram realizados.

5. Cobrança Final

Você fará uma inclusão do nome do paciente no SPC, mas lembrando que: você tem que ter contrato com o paciente devidamente elaborado e assinado e com documentação, caso contrário, esqueça.

Casos Judiciais sobre inadimplência em clínicas odontológicas

Em última instância será necessário consultar a justiça. Mas, antes de tudo, você precisa estar com o contrato em mãos.

Esqueceu de elaborar o contrato? Se sim, você não tem como comprovar que o paciente fez determinado procedimento em sua clínica odontológica.

Sendo assim, pode ser que a causa já esteja perdida. Isso porque é fundamental elaborar contratos específicos para cada serviço prestado em seu consultório e firmar com o paciente com antecedência.

Para ações judiciais você pode recorrer a:

Gestão financeira de clínica odontológica X faltas e atrasos

A gestão financeira de clínica odontológica passa por entender as razões e adotar estratégias para inibir essas perdas, bem como promover a fidelização de pacientes e evitar faltas e atrasos.

Semanalmente, dentistas se deparam com uma expressiva quantidade de consultas perdidas dos pacientes que marcam horários, ocupam a agenda e não comparecem.

Além de comprometer o tratamento do próprio paciente, essas faltas impactam diretamente no faturamento da clínica ou consultório, pois esses horários agendados poderiam ser direcionados para o atendimento de outros pacientes.

Algumas ações podem ser colocadas em prática para minimizar esse problema.

Qualificação das secretárias

Na maioria das vezes a recepcionista ou secretária é a principal responsável por atender e se comunicar com o paciente. Ter um controle preciso da agenda é tarefa dessa profissional.

Por este motivo as secretárias desempenham papel importante nas ações da sua clínica para diminuir as faltas. Por exemplo, saber qual o paciente marcou, desmarcou, reagendou ou esqueceu não é tarefa do dentista, ou gestor, mas sim da secretária.

Mesmo com um excelente software de gerenciamento, como o Dental Office, sua secretária precisa ser qualificada e bem treinada para controlar todas essas informações. 

O software de gestão precisa ser acompanhado sempre por pessoas, e essas pessoas precisam ser qualificadas e treinadas para operar o sistema de forma correta, trazendo o melhor para o seu negócio.

Estratégias de comunicação

Provavelmente, sua clínica ou consultório realiza algumas comunicações para atrair mais pacientes para o seu negócio, utilizando o marketing digital.

E essa é uma etapa importantíssima do seu negócio. Mas também é fundamental ter formas de comunicação com o seu possível cliente quando ele passar a ser o seu paciente.

Para fazer isso, você precisa definir quais os meios de comunicação você deve acionar, como redes sociais, aplicativos de mensagens instantâneas ou pela tradicional ligação telefônica. 

Um bom começo, é optar pelos meios mais tradicionais: telefone, e-mail e SMS/WhatsApp.

Veremos cada um desses meios a seguir.

Telefone

A ligação telefônica é a forma mais pessoal para confirmar a presença dos pacientes, porém consome muito tempo das secretárias e recepcionistas, além de elevar os custos com telefonia. Muitas vezes o paciente pode considerar a ligação invasiva e não atender.

Entenda qual é o público que seria mais beneficiado por esse meio de comunicação, e invista nele.

E-mail

Uma forma automatizada de confirmar as consultas é por meio de e-mail, entretanto, há o risco do paciente não ler a tempo a mensagem, pois nem todos leem diariamente seus e-mails. Ainda, há a possibilidade do e-mail cair na caixa de SPAM e não ser visualizado.

Portanto, tome cuidado com essa possibilidade na sua clínica, e opte por esse meio apenas em casos específicos, ou quando são a pedido do próprio paciente.

SMS ou WhatsApp

A forma mais eficaz para reduzir as faltas e atrasos dos pacientes é a confirmação via SMS. 

Pesquisas indicam que o envio de mensagens no dia anterior à consulta podem reduzir em até 30% a taxa de ausências. Possuindo baixo custo de envio, otimizando o tempo das secretárias e recepcionistas, podem ser automatizadas e não são invasivas.

Assim, o paciente visualizará a mensagem de acordo com sua disponibilidade, tornando a probabilidade de leitura alta, já que as pessoas sempre estão com o celular em mãos.

Ter uma política de confirmações de consultas de seus pacientes promove a produtividade e lucratividade da sua clínica ou consultório, procure utilizar de forma conjunta esses canais.

Existem muitas ferramentas que facilitam a vida dos dentistas, automatizando todo o processo. O disparo de SMS automatizado é uma funcionalidade oferecida pelo Dental Office. A informação é automaticamente atualizada na própria agenda do dentista, ajudando na rotina da clínica. 

O Dental Office também oferece uma integração com o WhatsApp Web, proporcionando maior facilidade de contato com os pacientes e auxiliando na confirmação de consultas.

Tudo isso ajuda a reduzir as faltas de pacientes na clínica odontológica.

Conheça o Dental Office e automatize diversas atividades do dia a dia, garantindo mais praticidade e eficiência. Clique aqui!

Fidelização de pacientes

Quanto maior a taxa de fidelização dos seus pacientes, menor será a taxa de faltas da clínica ou consultório. Afinal, esses números sempre seguirão lado a lado. 

Caso a taxa de faltas seja alta, provavelmente sua taxa de fidelização está baixa e vice-e-versa. Por isso, é essencial sempre ter uma visão ampliada da gestão do seu negócio, observando esses pontos em comum.

Dessa forma, um plano de ação que abranja ambos aspectos pode ser melhor elaborado. Mas como calcular a taxa de faltas e fidelização? 

De forma bem simples, para calcular a taxa de faltas basta apenas multiplicar o número total da quantidade de faltas de um determinado período por 100 e dividir esse resultado pela quantidade de atendimentos marcados. 

Ou seja, digamos que a sua clínica tenha tido 30 faltas em 65 atendimentos marcados no mês. A conta que você deveria fazer é:

30 x 100 / 65 = 46

Ou seja, sua taxa de faltas é de 46%.

Já para a taxa de fidelização você deve realizar o seguinte cálculo: total de clientes no período — novos clientes no período / clientes que você já tinha no início do período x 100.

Ou seja, digamos que você iniciou o mês de janeiro com 100 pacientes e durante o mês perdeu 2 clientes e ganhou 5, ou seja, terminou o mês com 103 pacientes. A conta então deve ser:

Com essas informações você consegue analisar como estão as taxas de fidelização dos pacientes, acompanhado pela taxa de faltas.

Com isso, fica bem mais fácil de realizar uma análise precisa do que você melhorar, na maioria das vezes é a taxa de fidelização de pacientes.

Conscientize a equipe clínica para evitar os atrasos

Infelizmente, os atrasos são comportamentos já absorvidos pela população, porém são atitudes inapropriadas que acarretam perda de horários e pode ser conflituosa em clínicas e consultórios para ambas as partes.

De um lado, os pacientes aguardam ansiosamente pelo atendimento, e quando o dentista atrasa por motivos não clínicos, compromete toda a organização da agenda. 

Por outro lado, o atraso dos pacientes acarreta um atendimento odontológico mais objetivo e os mesmos ressentem que houve pouca atenção em seu atendimento.

Em ambos os lados, tanto do dentista quanto dos pacientes, os atrasos complicam e dificultam o tratamento odontológico.

Por isso é essencial estabelecer um período compatível com o tipo de atendimento (primeiro atendimento, retorno, procedimento complexo, etc), bem como reservar um intervalo plausível entre os horários para evitar descontentamentos.

Estabeleça um bom relacionamento com o paciente

Manter um relacionamento efetivo entre dentista e pacientes é garantia de responsabilidades e respeito entre as partes, pois os envolvidos se sentem na obrigação de cumprir as metas clínicas e administrativas firmadas.

Entre elas, citar o comparecimento assíduo e pontual dos pacientes às consultas, aderir às orientações clínicas e dar uma opinião ao dentista a respeito da conduta das consultas.

É importante sempre dizer aos seus pacientes a importância da assiduidade e retorno às consultas, de forma que isso impacta diretamente no tratamento odontológico.

Todavia, um bom relacionamento com os pacientes podem gerar novas demandas devido a referências positivas propagadas pelos atuais clientes, dessa forma adaptam suas condutas de confirmar sempre as consultas e evitar os atrasos. 

Além disso, para cultivar um bom relacionamento com seus pacientes é fundamental estar atento a algumas questões como:

Comunicação clara e honesta:

Estabeleça uma comunicação clara e transparente com o paciente. Explique os procedimentos e o tratamento claramente, e evite empregar termos técnicos e complexas. Seu papel é garantir que o paciente entenda as informações que você passou a ele;

Escute as preocupações do paciente:

Além de se comunicar de forma clara, é importante desenvolver uma escuta ativa. Dedique tempo para ouvir atentamente as preocupações do paciente, oferecendo um ambiente seguro para que este se sinta à vontade para compartilhar suas expectativas e receios;

Eduque o paciente:

Explique ao paciente sobre sua condição bucal atual, os fatores que podem interferir no tratamento e como ele pode cuidar melhor da saúde bucal nesse período e depois;

Apresente casos semelhantes:

Ao mostrar casos anteriores de sucesso que são semelhantes ao do paciente, você pode fornecer exemplos concretos de resultados alcançáveis.

Vale ressaltar que cada paciente é único e requer abordagens individualizadas e personalizadas. Adaptar as estratégias de gerenciamento de expectativas segundo as necessidades de cada paciente é fundamental para alcançar resultados eficazes.

Gerencie previamente as consultas agendadas

Em muitas clínicas ou consultórios odontológicos, a política de agendamento não é transparente, levando o paciente a achar que se faltar sem avisar não implicará em problema algum. 

Para resolver esse problema e reduzir as faltas de pacientes, uma solução é estabelecer e informar os pacientes sobre as regras de agendamentos e cancelamentos de consultas.

A ideia é educar os pacientes e fazê-los pensar conscientemente antes de marcar uma consulta em que talvez não possam comparecer, ou que em caso de desistência informe antecipadamente a sua ausência, permitindo à clínica a possibilidade de notificar algum paciente que esteja esperando por uma vaga urgente.

Uma forma simples e fácil para controlar os serviços ofertados e os agendamentos são os softwares de gerenciamento de clínicas ou consultórios odontológicos.

Essas ferramentas são eficientes em controles e gerenciamentos, possuem uma excelente relação de custo x benefício frente aos desafios encontrados.

Marketing X Gestão financeira de clínica odontológica

Ter um bom planejamento de marketing, tanto de divulgação quanto de relacionamento é essencial para alcançar bons resultados financeiros. Abaixo falaremos mais sobre essas duas vertentes.

Quais os benefícios de estabelecer um bom relacionamento com seu paciente?

Previsão de receita e estabilidade de caixa

Quando você tem a fidelidade dos seus pacientes ao seu consultório e seu trabalho, você consegue ter estabilidade no seu fluxo de caixa. Os valores positivos são alcançados facilmente e sem preocupações. Além do mais, esta estabilidade também vai te ajudar a ter previsão do seu caixa.

O controle e o fluxo contínuo de atendimento trará segurança financeira para você gestor.

Além disso, quando você conquista um público fiel no seu consultório, você acaba alcançando a liberdade de cobrar o valor justo pelos seus serviços, mesmo que ele seja mais alto quando comparado ao da concorrência.

Isso porque o valor do que você oferece ao seu paciente vai muito além de um serviço. É toda a experiência do cliente. Portanto, acaba se tornando algo que não poderá ser substituído por nenhum outro consultório.

Um bom relacionamento que aconteça antes, durante e após a consulta, não deixará o seu paciente trocar os seus serviços por nenhum outro.

Saiba mais: Planilha para dentistas VS software odontológico: qual o mais indicado?

Divulgando sua clínica

A odontologia é uma área que pode gerar ótimos frutos. Mas não é novidade para ninguém que um dos grandes desafios das clínicas odontológicas é se destacar em meio a uma concorrência acirrada.

No entanto, hoje em dia, com o poder das redes sociais, é possível alcançar um público muito maior interessado nos serviços que dentistas e suas clínicas têm a oferecer

E quando falamos de redes sociais, não podemos deixar de mencionar o Instagram e o TikTok, duas plataformas que têm conquistado cada vez mais popularidade.

Como criar uma estratégia de marketing digital para clínicas odontológicas nas redes sociais

Antes de mais nada, é necessário entender que as redes sociais não fazem o trabalho sozinhas. Afinal, essas plataformas são espaços onde você poderá desdobrar toda a sua estratégia de marketing digital.

Para criar uma estratégia de marketing digital para clínicas odontológicas que seja eficaz nas redes sociais, você precisa:

Além disso, fazer parcerias com influenciadores pode ser uma estratégia interessante, uma vez que todos os outros passos já estejam bem consolidados dentro da sua estratégia.

Vale ressaltar que acompanhar e analisar os resultados é primordial para ter um bom resultado no marketing da sua clínica.

Lembre-se também de adaptar essas estratégias às necessidades específicas da sua clínica, para alcançar um público maior, promovendo seus serviços e construindo relacionamentos duradouros com seus pacientes.

Como criar conteúdo relevante e atraente no Instagram e no TikTok para divulgar sua clínica odontológica?

Criar conteúdo relevante e atraente no Instagram e no TikTok requer criatividade e estratégia. E apesar de o ponto de partida para essa criação de conteúdo ser muito similar, cada rede tem sua particularidade.

Por isso, vamos separar algumas dicas de como a criação de conteúdo pode ser feita para cada uma dessas plataformas.

Instagram

• Identificar os interesses do seu público-alvo;
• Saber contar histórias (prova social);
• Educar e informar;
• Prezar pela estética do seu perfil;
• Variar os formatos de conteúdo;
• Usar legendas criativas;
• Interagir com seu público.

Lembre-se de acompanhar as métricas de engajamento, como curtidas, comentários e compartilhamentos, para entender o que funciona melhor para o seu público. 

Seja consistente, autêntico e adapte seu conteúdo com base no feedback e nos interesses do seu público para alcançar resultados positivos no Instagram.

TikTok

Para criar conteúdo relevante e atraente no TikTok, leve em consideração as seguintes dicas:

Conheça a cultura do TikTok: Familiarize-se com o estilo e o formato de vídeos populares na plataforma.

Capture a atenção rapidamente: O conteúdo precisa capturar a atenção do público nos primeiros segundos do vídeo. Abuse da criatividade.

Utilize efeitos e trilhas sonoras: O TikTok oferece uma ampla variedade de efeitos visuais e trilhas sonoras. Use-os a seu favor na hora de produzir seu conteúdo.

Participe de desafios e tendências: Aproveite os desafios e tendências populares no TikTok para divulgar sua clínica odontológica, agregando a elas tópicos relacionados à saúde bucal para atrair o público certo.

Dê dicas e informações úteis: Compartilhe dicas rápidas e úteis sobre cuidados com os dentes, higiene oral e saúde bucal.

Lembre-se de sempre respeitar os termos de uso e as diretrizes do TikTok ao criar seu conteúdo, bem como seguir as regras de marketing e publicidade do Conselho Federal de Odontologia.

Como mensurar os resultados das ações de marketing digital na clínica odontológica

Para saber se os seus esforços de marketing digital nas redes sociais, como Instagram e TikTok estão dando resultados, existem algumas formas de medir. 

A principal delas é o aumento de seguidores e curtidas nas publicações, bem como outras métricas que você pode verificar diretamente nas plataformas: engajamento (comentários, compartilhamentos), impressões e cliques. 

Mas muito além dessas métricas, o objetivo principal na divulgação da clínica é atrair novos pacientes. Portanto, veja se o número de agendamentos aumentou, se novos pacientes foram cadastrados, e se o movimento na sua clínica aumentou como um todo.

Outra forma de mensurar, é analisar os resultados financeiros. Houve aumento de receita? Apesar de ser um indicador mais geral, que não vai refletir apenas os resultados de marketing digital, pode ajudar a avaliar o impacto geral na sua clínica.

Por fim, mas não menos importante, uma boa forma de mensurar esses resultados é realizando pesquisas com seus pacientes. Uma boa prática neste sentido é sempre perguntar como o paciente chegou até você.
Dessa forma, você saberá exatamente quantos novos pacientes vieram através do marketing feito.

Como um software para dentista pode ajudar sua clínica?

Um software para dentista completo de gerenciamento, que possui interface financeira em que é possível lançar os orçamentos, pagamentos, analisar fluxo de caixa, obter relatórios gerenciais e muito mais.

Ter como aliado um sistema de gestão completo garantirá à sua clínica ou consultório mais agilidade nos atendimentos e processos administrativos e burocráticos.

Além disso, com um software para dentista você promoverá a proximidade com o paciente, mesmo ele estando longe por meio das ferramentas de marketing (SMS, e-mail marketing e mala direta).

Com a rotina corrida de um dentista e muitas vezes exaustivo, onde é preciso registrar pacientes, tratamentos, orçamentos e obter relatórios gerenciais, um sistema pode facilitar a vida, melhorar a organização e proporcionar melhor qualidade de vida.

Além disso, com os recursos como agendamento de consultas, registro do histórico do paciente, comunicação e envio de mensagens, registro de procedimentos e evolução, armazenamento de radiografias e imagens, você pode realizar o acompanhamento do paciente com mais qualidade.

Veja na prática como o Dental Office pode te auxiliar no consultório. Faça já o nosso teste grátis: